De afgelopen maanden kreeg Carolina Verspuij (trainer/adviseur expertiseteam Arbeid & Gezondheid) van verschillende bedrijven de vraag of zij kon ondersteunen bij het opzetten of actualiseren van een arbobeleidsplan.
Een arbobeleidsplan geeft een bedrijf overzicht van alles wat het bedrijf geregeld heeft op het gebied van arbozorg. Het is hiermee ook een spiegel voor de organisatie: wat hebben we geregeld, wat hebben we niet geregeld, hebben we alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toebedeeld en ook aan de juiste functionarissen binnen de organisatie en vinden de juiste overleggen plaats.
Waaruit bestaat het arbobeleidsplan?
Een goed arbobeleidsplan is praktisch en toegankelijk voor alle medewerkers. Preventie vormt de basis van een arbobeleidsplan. Dus een overzicht van alles wat is geregeld binnen het bedrijf om te voorkomen dat medewerkers ziek worden door hun werk, een arbeidsongeval krijgen, slachtoffer worden van agressie en geweld of ongewenst gedrag, uitvallen vanwege een te hoge werkdruk of een beroepsziekte oplopen.
Vaak blijkt dat wanneer we gezamenlijk de verplichtingen van de werkgever op het gebied van arbozorg doornemen, en deze naast het huidige arbobeleidplan leggen, dat niet alles is afgedicht.
Een goed arbobeleidplan helpt een organisatie om invulling te geven aan de zorgplicht van de werkgever en daarmee aan goede arbeidsomstandigheden voor alle medewerkers.
Belangrijke onderdelen van een arbobeleidsplan zijn:
- Een eigen visie van de organisatie op veilig en gezond werken, dit wordt ook wel een intentieverklaring genoemd.
- Een overzicht van alle interne en externe functionarissen met hun taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuim.
- Een overzicht van de interne overlegstructuren op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuim.
- Een overzicht van alle beleidsdocumenten en regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuim.
Voorbeelden arbobeleidsplan
Om een idee te krijgen hoe een arbobeleidsplan eruit kan zien, vind je hieronder een voorbeeld van een stukje uit een arbobeleidsplan.
- Voorbeeld uit een arbobeleidsplan van een aantal overlegstructuren
Overleg en samenwerking
Overleg en samenwerking zijn essentiële onderdelen van het arbobeleid. Overleg en samenwerking tussen directie en OR op het gebied van de arbeidsomstandigheden is een verplichting op grond van de Arbowet. De meeste van de onderstaande overleggen bestaan reeds. Aan deze bestaande overleggen wordt het thema arbeidsomstandigheden toegevoegd.
Overleg tussen de directie en de OR
De werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden en voor het opzetten van het arbeidsomstandighedenbeleid binnen de organisatie. De OR heeft hierbij een belangrijke toetsende en stimulerende rol. Zij volgt en bewaakt de procedures en afspraken. In het reguliere overleg tussen de directie en de OR komen minimaal 2x per jaar de onderstaande thema’s aan de orde:
- Het arbobeleid binnen de hele organisatie;
- Het actueel houden van de risico-inventarisatie en- evaluaties;
- De voortgang van de Plannen van aanpak;
- Verzuim- & re-integratiebeleid binnen de organisatie.
Overleg tussen de directie en preventiemedewerker
De werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden binnen de organisatie en heeft de preventiemedewerkers de taak gegeven om het arbobeleid vorm te geven. De preventiemedewerker is hierbij het aanspreekpunt voor de directie. De directie en preventiemedewerker overleggen minimaal 1x per kwartaal over de stand van zaken, de financiële onderbouwing van de plannen van aanpak en over voortgang van het arbobeleid.
Overleg tussen de preventiemedewerker en de bedrijfsarts
Een goede afstemming tussen preventie en verzuim wordt geborgd door het overleg tussen preventiemedewerker en de bedrijfsarts. Zij overleggen minimaal 2x per jaar.
- Voorbeeld uit een arbobeleidsplan van een aantal interne functionarissen met hun taken
1. Directie (eindverantwoordelijke)
- Is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het arbo- en verzuimbeleid;
- Ondersteunt en stimuleert de werknemers in hun arbo-taken;
- Voert periodiek overleg met zijn/haar stafleden en de OR betreffende het arbo- en verzuimbeleid;
- Zorgt voor de nodige middelen om het arbo-verzuimbeleid te kunnen waarmaken.
2. Manager P&O/HRM
- Houdt de directie (eindverantwoordelijke) op de hoogte van het ziekteverzuim en draagt zorg voor de voorbereiding, ontwikkeling en evaluatie van ziekteverzuim- en re-integratiebeleid;
- Is verantwoordelijk voor het afsluiten van een contract met een arbodienstverlener;
- Coördineert de arbodienstverlening;
- Coördineert de externe arbocontacten;
- Houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen m.b.t. wettelijke Arbovoorschriften en -besluiten en stimuleert de implementatie hiervan;
- Heeft ten minste één maal per jaar contact met een deskundige van de arbodienst over de afstemming van de dienstverlening;
- Zorgt voor de planning van de PAGO/PMO per afdeling;
- Draagt zorg voor het beleid ongewenst gedrag en werkdruk.
3. Afdelingshoofd/direct leidinggevende
- Zorgt voor de uitvoering van het arbo- en verzuimbeleid binnen zijn/haar eigen afdeling;
- Plaatst het onderwerp arbeidsomstandigheden als vast agendapunt op de agenda van het werkoverleg met zijn/haar directe medewerkers;
- Heeft een voorbeeldfunctie ten aanzien van de zorg voor goede arbeidsomstandigheden en stimuleert en ondersteunt zijn/haar medewerkers dit voorbeeld te volgen;
- Houdt zich op de hoogte van de geldende wettelijke voorschriften en uitvoeringsbesluiten op het gebied van de arbeidsomstandigheden en de zorg voor het buitenmilieu;
- Werkt mee aan het tot stand komen van een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie binnen de eigen afdeling;
- Zorgt voor een goede instructie/voorlichting en begeleiding van nieuwkomers en “zittende” medewerkers over het veilig en gezond werken binnen de afdeling;
- Zorgt dat bij aanschaf en vernieuwing van materieel, gereedschappen en apparatuur rekening wordt gehouden met gezondheids- en veiligheidsrisico’s;
- Houdt toezicht op veilig en gezond werken waaronder het gebruik van Persoonlijke Beschermingsmiddelen;
- Levert een bijdrage aan het geformuleerde verzuimbeleid;
- Organiseren van voorlichtingsacties en thema’s;
- Zelf geven van voorlichting en instructie (waaronder aan nieuwe medewerkers);
- Adviseren over het beleid m.b.t. ongewenst gedrag;
- Bijhouden van het ongevallenregister, analyse van ongevallen, formuleren van verbetervoorstellen;
- Contact onderhouden met de ondernemingsraad;
- Heeft ten minste 1 maal per jaar contact met een deskundige van de arbodienst over de afstemming van de dienstverlening.
4. Preventiemedewerker
- Houdt de directie (eindverantwoordelijke) op de hoogte van de arbeidsomstandigheden en draagt zorg voor de voorbereiding, ontwikkeling en evaluatie van het arbobeleid;
- Houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen m.b.t. wettelijke Arbovoorschriften en -besluiten en stimuleert de implementatie hiervan;
- Coördineert, stimuleert en evalueert de uitvoering van het arbobeleid, incl. de BHV-organisatie;
- Maakt analyse op hoofdlijnen van gemelde ongevallen en beroepsziekten;
- Ziet erop toe dat een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie en een plan van aanpak aanwezig is. De preventiemedewerker speelt een belangrijke rol bij de totstandkoming van de RI&E en het daarbij behorende plan van aanpak alsmede het bewaken ervan;
- Ziet erop toe dat jaarlijks een rapportage vervaardigd wordt over de voortgang van het plan van aanpak;
- Werkt structureel samen met de bedrijfsarts en andere arbo(kern)deskundige van de arbodienst;
- Nauwe samenwerking met en advisering aan de OR over (te nemen) arbeidsbeschermende maatregelen in de organisatie. Het gaat hierbij om algemene adviezen;
- (Medewerking aan de) uitvoering van arbeidsbeschermende maatregelen;
- Coördineert de werkplekinstructie per afdeling.
Meer invloed op arbobeleid
Heb je basiskennis en enige jaren ervaring en wil je op een meer structurele en planmatige wijze invulling gaan geven aan jouw rol als VGW(M)-er of OR-lid?
Na de training OR voor gevorderden ken je de gevolgen van de actuele ontwikkelingen in de arbowetgeving voor de medezeggenschap. Zo behandelen we:
- De actuele ontwikkelingen in de arbowetgeving en de arbocatalogi;
- De vormen van arbodienstverlening, de interne preventiemedewerker en de veranderende rol van de arbeidsinspectie;
- Het profiel van de VGW(M)-commissie of OR bepalen;
- Alles over het arbo-initiatiefvoorstel;
- Het nut en de inhoud van een arbobeleidsplan.
Geschreven door Carolina Verspuij, trainer/adviseur expertiseteam Arbeid & Gezondheid
