Blog

In dit interview spreekt Jytte Glissenaar met Herjon Flierman (afbeelding midden), voorzitter van de OR van Humankind en met trainers Floris Jan Koen en Didi Bos. Humankind heeft dit jaar de 3D Trofee gewonnen voor hun constructieve samenwerking met het bestuur en de Raad van Toezicht. Het interview gaat over de samenwerking binnen de driehoek bij Humankind en hun recente onderscheiding.

De relatie met bestuur en Raad van Toezicht

Jytte: Jullie hebben een goede relatie met zowel het bestuur als de Raad van Toezicht. Wat is daar het geheim van?

Herjon: Ik denk de toegankelijkheid. Zowel Raad van Bestuur, OR als Raad van Toezicht zijn heel toegankelijk. De lijntjes zijn heel kort. Sinds ik in september voorzitter ben geworden, merk ik dat als de bestuurssecretaris belt met “we moeten iets doen, help” dat we snel kunnen schakelen.

We hebben ook met degene die vanuit de OR in de Raad van Toezicht zit drie keer per jaar informeel overleg. Al is het soms maar 20 minuten, dat is prima. We gaan één keer per jaar met z’n allen uit eten, en dan is het echt ‘ouwe jongens krentenbrood’. Ik heb bij wijze van spreken een dansje gedaan met de voorzitter van de Raad van Toezicht! Dat maakt dat als er wel eens iets zou zijn, je elkaar ook beter kunt vinden.

Jytte: Hebben jullie iets specifiek gedaan om die goede relatie tot stand te brengen?

Herjon: Ik denk dat de OR heel veel heeft geleerd van wat er mis is geweest. De credits gaan natuurlijk naar John Kroes, onze oude voorzitter. Die ging altijd met gestrekte benen erin. Dat werkte uiteindelijk goed en daardoor hebben we veel kunnen opbouwen met z’n tweeën. Daardoor kent iemand je ook zoals je bent.

Ik hou niet van spelletjes. Ik ga met mensen om zoals ik graag zou willen dat mensen met mij omgaan, en ik merk dat dat ook de andere kant op werkt.

Floris Jan: Wat ook helpt in deze is dat het contact met de bestuurder en de Raad van Toezicht zo toegankelijk is. Beide organen hebben het gevoel dat ze met een volwaardige OR aan tafel zitten. In onze trainingen wordt veel aandacht gegeven aan het zorgen dat alle OR-leden hun rol kennen en zich veilig voelen in de groep. Dit heeft een positief effect op de relatie met de bestuurder. Die heeft tijdens de Overlegvergadering het gevoel dat hij in een groep komt die veilig voelt. Dan is het voor een bestuurder ook veilig om zijn verhaal te komen delen.

Veiligheid en openheid

Jytte: Jullie spreken over een veilige sfeer, zowel binnen de OR als met het bestuur en de Raad van Toezicht. Hoe zien we dat terug?

Herjon: De Raad van Toezicht gaf dit ook aan twee maanden geleden. De voorzitter en degene die op voordracht van de OR in de Raad zit komen langs, gaan zitten en luisteren. Ze stellen vragen en iedereen durft antwoord te geven. Er ontstaat zelfs een discussie en niemand denkt ‘oh, de Raad van Toezicht zit erbij, laten we onze mond maar dichthouden’. Mensen durven kritisch te zijn over wat zij vinden dat er op de werkvloer misschien anders of beter kan. En dan luisteren ze, en die terugkoppeling komt ook weer via de bestuurder terug: “Hé, wat goed dat je dat hebt aangegeven.” En vice versa.

Een mooi voorbeeld: toen we hoorden dat we de OR-prijs hadden gewonnen, hadden we net een vergadering met aansluitend de Raad van Toezicht. Ik zag alleen een mail binnenkomen en zei in de pauze tegen Robin [de bestuurder]: “We hebben gewonnen!” Hij keek echt zo van: “Wat, hebben we gewonnen? Dat meen je niet!” Later kwam de voorzitter van de Raad van Toezicht eraan, die al zijn jas aan had. Ik zei: “Jos, we hebben gewonnen!” En hij zei: “Wat heb je gewonnen?” Want Robin had niks verteld. Toen ik het vertelde zei hij: “Dat is het mooiste compliment dat je kunt krijgen.”

De OR kan op meerdere momenten te maken krijgen met onderwerpen die samenhangen met de governance van de organisatie. Meer informatie of vragen? Neem contact op met ons Steunpunt Governance.

Mens tot mens benadering

Jytte: Het lijkt alsof jullie echt van mens tot mens met elkaar werken, niet zozeer als organen of instituten.

Herjon: Ja, wat voor ons heel vanzelfsprekend is, is dat we niet echt nadenken over met wie je aan het praten bent. Je hebt allemaal de beste bedoelingen, je hebt een doel en dat is het beste voor de stichting.

Floris Jan: De OR van Humankind werkt inderdaad op menselijk niveau met elkaar samen, niet als orgaan of instituut of als tegenpolen. De mens staat centraal, zowel in de training als in de organisatie als in die driehoek van OR, bestuur en Raad van Toezicht.

Ik zie ook dat jullie als OR ook goed georganiseerd zijn. Jullie werken bijvoorbeeld met commissies die onderwerpen vooraf uitwerken voor de OR. De onderlinge verwachtingen tussen OR en de commissies zijn helder, waardoor onderwerpen goed voorbereid en met heldere standpunten met het bestuur worden besproken. Het Dagelijks Bestuur is sterk; jullie hebben goede overleggen met de bestuurder en er is vertrouwen.

De OR-prijs en toekomstplannen

Jytte: Deze prijs hebben jullie nu gewonnen, wat staat er nog op de planning voor de toekomst? Zijn er nog ambities?

Herjon: Het is niet zo dat we nu anders gaan doen omdat we die prijs hebben gewonnen. Het bevestigt gewoon wat wij normaal vinden, en ik hoop dat dat normaal blijft bij ons. Op het moment dat we naar huis gaan en allemaal in de auto zeggen: “Oh, we hadden eigenlijk te weinig tijd met Robin”, dan zeggen we ook: “We moeten hem nog een keer uitnodigen en nog veel langer spreken.”

Mensen balen dat ze niet naar het diner kunnen met de Raad van Toezicht, want het is zo gezellig, en we praten op een andere manier met elkaar. We zijn ook meegenomen in de hele meerjarenstrategie, met 250 mensen liepen wij gewoon daartussen. Ze hoeven dat niet te doen, ze kunnen ook zeggen: “We hebben het mooi bedacht.” Maar we mogen mee, we mochten zelfs met alle OR-leden mee. Nou, dat vind ik een beetje overdreven, laat de voorzitters van de commissies gaan. Maar het is allemaal goed, dat vind ik fijn.

Didi: Nu kunnen jullie gaan voor de prijs van OR van het Jaar!

Tips voor andere ondernemingsraden

Jytte: Als je nou een tip zou geven aan mensen die volgend jaar de prijs zouden willen winnen, wat zou je dan meegeven?

Herjon: Iets wat gewoon lijkt, dat je daar trots op bent. Je kunt niks forceren en wees gewoon jezelf. Want je kunt je nooit anders voordoen, dan val je op een gegeven moment door de mand. Je kunt niet iets willen zijn wat je niet bent. Ik denk als je allemaal jezelf blijft en je hebt hetzelfde doel voor ogen, dan kom je gewoon met elkaar heel ver.

Floris Jan: Mijn tip is dat het heel belangrijk is om veel in de relatie te investeren met de verschillende partijen – de directie, de bestuurder, de Raad van Toezicht. Het begint met elkaar echt horen en zien. Het begint niet op de inhoud; de inhoud verbindt de partijen, maar wordt vaak als vertrekpunt genomen. De relationele kant wordt dan over het hoofd gezien en dan gaat het vaak schuren tussen OR en bestuur. Als  de OR en de bestuurder merken dat ze goed met elkaar kunnen praten, dan ga je ook de meerwaarde van elkaar inzien. Dan denk ik dat je meer kans maakt om deze prestigieuze prijs binnen te halen.

Jullie hebben veel geïnvesteerd in het spreken met elkaar, contact zoeken, en dat is een heel belangrijk ingrediënt om het goed te doen met elkaar.

Didi: Ik denk dat daarnaast de relatie binnen de OR heel belangrijk is. En het blijven ontwikkelen van zowel het team als het individu maakt dat een OR kan groeien en sterk staat. Het toepassen hiervan na de training is natuurlijk ook belangrijk. Dat je echt gemotiveerd bent om het in de praktijk verder te ontwikkelen.

Geschreven door Jytte Glissenaar, SBI Formaat.