Het succes van een bekroonde OR (deel 2)
In dit interview spreekt Jytte Glissenaar met Herjon Flierman (afbeelding midden), voorzitter van de OR van Humankind en met trainers Floris Jan Koen en Didi Bos. Humankind heeft dit jaar de 3D Trofee gewonnen voor hun constructieve samenwerking met het bestuur en de Raad van Toezicht.
In een eerder interview spraken we met hen over de samenwerking binnen de driehoek en hun recente onderscheiding. In dit gesprek willen we alles te weten komen over de werkwijze en de ontwikkeling van de OR en de samenwerking met SBI Formaat.
Introductie en achtergrond
Jytte: Om te beginnen, kunnen jullie iets vertellen over hoe jullie als OR en trainers met elkaar zijn begonnen?
Floris Jan: Volgens mij zijn we zo’n 6,5 tot 7 jaar geleden begonnen met de samenwerking. Eerst werkte de OR samen met onze oud-collega Gabbie van der Kroef, die ging afbouwen richting zijn pensioen. Gabbie dacht dat ik een goede klik met de klant zou gaan hebben en heeft mij bij ze geïntroduceerd. Hierin heeft hij dus gelijk gekregen.
Herjon: Dat klopt, het is ongeveer 7 jaar geleden begonnen. Wat bijzonder is: het voelt helemaal niet alsof we al zo lang in de OR zitten of al zo lang trainingen krijgen.
Didi: Ik ben later aangesloten, ongeveer 2,5 tot 3 jaar geleden. Ik was nog vrij nieuw bij de organisatie toen ik begon met de OR-trainingen voor Humankind.
De trainingen en onderwerpen
Jytte: Welke onderwerpen hebben jullie zoal behandeld in de trainingen door de jaren heen?
Herjon: Wat ik het mooiste vind aan de manier waarop Floris Jan en Didi de trainingen geven, is dat er altijd ruimte is voor onszelf. Er is altijd ruimte om aan te geven waar je mee zit, en daar borduren ze op verder. Dat komt altijd in die twee dagen training weer terug. Ze kunnen dat heel knap toepassen, zelfs als er tijdens de training nieuwe behoeftes ontstaan.
Onderwerpen die vaak terugkomen zijn: wat doe je als OR, wat zijn je rechten en plichten? Dat is vooral belangrijk voor nieuwe leden die willen weten wat ze mogen en moeten. We hebben momenteel ook hele voortvarende mensen in de OR die soms zes stappen vooruit willen zetten.
Didi: Naast rechten en plichten doen we ook veel aan samenwerking met elkaar. Voorbeelden hiervan zijn teambuilding, elkaar leren kennen op individueel niveau, groepsdynamiek bespreken en reflecteren. Er is ook ruimte voor individuele vraagstukken. Daarnaast is een belangrijk onderwerp: ‘het contact met de bestuurder’, Hierin bespreken we hoe de OR nieuwe onderwerpen aan het licht kan brengen en hoe de samenwerking met de bestuurder verloopt.
Herjon: Bij de laatste training vond ik het contact met Robin (de bestuurder) iets te kort. Het was vooral zenden vanuit zijn kant, en we konden weinig teruggeven. Ik dacht tijdens de terugrit: misschien moeten we hem de volgende keer wel uitnodigen om een dagdeel mee te doen, in groepjes uiteen te gaan. Dat willen we ook met hem bespreken tijdens het informeel overleg.
Initiatiefvoorstel en samenwerking
Jytte: Jullie hebben zelf ook initiatieven genomen binnen de organisatie, toch?
Herjon: Ja, we hebben een initiatiefvoorstel geschreven. Robin gaf al heel vaak in vergaderingen aan: “Zo gaan we het doen”, maar wij merkten in de praktijk dat het niet zo ging. Toen hebben we een initiatiefvoorstel geschreven. Hij zei: “Ga maar met de regiodirecteuren in gesprek, als ik het doe komt het toch altijd anders over.”
Dat wordt als heel prettig ervaren. Eerst, op het moment dat ze horen dat de OR langskomt, denken ze: “Oh help”. Wij hebben totaal geen zeggenschap of macht, maar zo voelden zij dat in het begin wel. Maar nu zijn de gesprekken heel prettig. Bij nieuwe regiodirecteuren gaan we zelfs na twee maanden langs, zo van “Hoi, wij zijn de OR” en we leggen uit hoe en wat. Dat vinden ze allemaal heel fijn.
We horen zo ook bepaalde dingen over de communicatielijn van boven naar beneden. Robin staat er ook heel erg voor open: “Wat heb je gehoord, wat moet ik veranderen of wat moeten wij als organisatie veranderen?” We worden eigenlijk in alles wel meegenomen, soms iets te laat. Dan zitten ze al in een trein en denken ze: “Oh, we hebben een stationnetje gemist en het is nog niet klaar.” Dan hadden ze ons wel iets eerder mee kunnen nemen, maar dat is soms denk ik ook de snelheid waarin zij denken.
Floris Jan: Ik denk dat het ook een zoekproces is voor bestuurders en managers: wanneer betrekken we de OR op het goede moment? Jullie zijn als organisatie steeds bezig met participatie en medezeggenschap, dat is een lopend thema bij Humankind. Dat maakt ook weer dat de samenwerking tussen OR en bestuurder goed is, want dan kan achteraf worden toegegeven dat het medezeggenschapsproces niet goed is verlopen
Herjon: Ja, en dat doen ze ook. Ze zijn zich ervan bewust dat wij belangrijk zijn en ze nemen ons mee. Soms zitten we vanaf dag één al ergens bij, dat ik denk: “Ik heb geen idee waar jullie het over hebben, maar ik luister wel.” Dan hou ik me afzijdig en denk op een gegeven moment: “Nu zijn wij van belang.” en dan begin ik.
Willen jullie ook een training speciaal voor jullie OR? Wanneer je kiest voor een maatwerktraining bij SBI Formaat krijg je antwoord op de juiste vragen en ontstaat er direct rendement in de praktijk.
Professionalisering van de OR
Jytte: Hoe zien jullie de ontwikkeling van de OR door de jaren heen?
Didi: Ik heb het idee dat jullie thema’s snel oppakken. Het ene thema bouwt voort op het andere. Na een termijn begin je weer even opnieuw, maar daarna pak je het ook weer op waar je gebleven was. Ik zie een groei in professionalisering van jullie OR, van reactief naar steeds meer proactief.
Floris Jan: Jullie zijn heel doelgericht, zoals met het initiatiefvoorstel dat jullie als OR in de vorige termijn hebben ingediend. Dat komt nu in deze termijn weer terug, om het praktisch te maken en te bespreken of het voorstel nog relevant is en er iets mee is gedaan door de organisatie. Jullie kiezen onderwerpen waar jullie ook echt wat mee gaan doen.
Herjon: Straks pakken we met Robin de draad weer op: “We hebben dit uitgezet, zullen we evalueren? We zijn nu ruim een jaar verder, de eerste cyclus is geweest, wat kunnen we eruit halen?” Dat vind ik stoer. Een bestuurder zegt dan: “Ik wil ook weten wat niet goed is.” Het wordt een gezamenlijk ding in plaats van dat het bij de OR blijft liggen.
Nieuwe OR-leden meenemen
Jytte: Hoe nemen jullie nieuwe OR-leden mee in deze manier van werken?
Herjon: Dat is voor ons zo vanzelfsprekend. De eerste keer dat Robin in een OR-vergadering kwam, zag je mensen denken: “Oh, de bestuurder…” Maar halverwege de vergadering zie je dat mensen denken: “Oh, maar het is gewoon normaal, je bent gewoon normaal met elkaar aan het praten.”
Dat ga je nu ook zien straks in juni bij het diner met de Raad van Toezicht. Mensen vinden dat eerst heel spannend, terwijl het heel open en relaxed is. Er zit geen druk achter.
We hebben nu best veel OR-leden die dingen durven te zeggen en ook durven te vragen: “Ik snap niet wat je nu zegt, leg me nog eens uit wat je bedoelt.” Voorheen moesten we vaak zeggen als we een vergadering begonnen: “Jij hebt deze vraag gesteld in een mail, wil je alsjeblieft die vraag stellen aan Robin, dan krijg jij jouw antwoord?” “Ja, maar dat durf ik niet.” Nu leggen we het terug: “Jij hebt die vraag gesteld, ik wil graag dat je hem gaat stellen, want ik hoef het niet voor jou te doen.”
Jytte: Is dat ook iets wat jullie in de training doen? Hoe nemen jullie nieuwe OR-leden mee in dat gedachtegoed?
Floris Jan: We werken hieraan in de training. We hebben bijvoorbeeld trainingssessies gehouden over goede vragen stellen en je mening geven en dan per OR-lid kijken hoe dat voor hem of haar werkt. Vanuit een Intodrives-test hebben we de communicatie- en motivatievoorkeuren van ieder OR-lid in beeld gebracht. Dit hebben we gekoppeld aan de vraag: “Wat maakt dat jij het spannend vind om een vraag aan de bestuurder te stellen?” Hier zijn we in de training mee aan de slag gegaan. We kunnen allerlei communicatietrucjes aanleren, Maar het is juist van belang om als OR-lid te weten, wat maakt dat je het spannend vindt om een vraag te stellen of een mening aan de bestuurder te verkondigen in de OR-vergadering. Dan kun je hier op persoonlijk niveau mee om leren gaan. Je ziet nu dat OR-leden veel meer input geven tijdens vergaderingen
Herjon: Wat wij ook echt doen als dagelijks bestuur zijn de individuele gesprekken elk jaar: “Zit je op je plek? Heb je het nog naar je zin? Heb je wat nodig van ons, heb je wat nodig van de organisatie? Zit je nog goed in de commissie?”
Dit is mede door de trainingen die we natuurlijk vanuit hier krijgen. Dat helpt wel mee, dat je dingen anders durft te doen, omdat je wat handvatten meekrijgt. Nu ook weer, ik heb tijdens deze training al gelijk weer dingen opgeschreven voor de vergadering: “Hé, dat gaan we anders doen.”
Trots op de organisatie
Jytte: Jullie lijken erg trots op jullie organisatie. Waar komt dat vandaan?
Herjon: We hebben echt alles over voor wie dan ook binnen de organisatie, of het nou het kind is, de locatieondersteuners of de vestigingsmanager. We gaan allemaal heel ver en dat maakt mij heel trots, dat iedereen dat gevoel heeft dat je voor hetzelfde doel gaat. Er wordt soms gemopperd, maar er zijn relatief weinig mensen die zeggen: “Ik ga weg.” Het mooiste is dat mensen die weggaan ook weer terugkomen. Ze hebben elders geproefd, maar dat is het niet, en dan komen ze terug.
We zijn heel menselijk naar elkaar toe. Dat is denk ik ook hoe we in de driehoek samenwerken, een soort afspiegeling van hoe in de organisatie gewerkt wordt.
Hoe mooi zou het zijn als we dat nog meer kunnen uitdragen, dat iets wat vanzelfsprekend is of lijkt, dat we daar bewust van zijn? Ik heb jarenlang op de groep gestaan en daar was het precies hetzelfde: je luistert naar het kindje, je luistert naar de vestigingsmanager, je luistert naar de ouders, en toch kwam het elke keer bij elkaar. Als er iets niet klopte, ging je het oplossen met elkaar. Hoe meer je naar boven gaat, zie je dat deze basishouding in alle lagen voorkomt, uitzonderingen daargelaten.
Geschreven door Jytte Glissenaar, SBI Formaat.
