De OR heeft instemmingsrecht over elk besluit dat voorzieningen regelt die geschikt zijn om medewerkers te controleren
Als er in de onderneming voorzieningen worden getroffen die gericht zijn op, of geschikt zijn voor, waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers, dan is sprake van een besluit dat de instemming van de OR behoeft (artikel 27 lid l l).
Het gaat zowel om de voorzieningen zelf, als om de regeling daaromheen over voorwaarden/procedures/maatregelen. Belangrijk is dat het instemmingsrecht niet alleen geldt bij voorzieningen die nadrukkelijk bedoeld zijn om aanwezigheid, gedrag of prestatie waar te nemen, maar ook de voorzieningen die dit mogelijk maken terwijl dit (nog) geen vooropgezet doel is van het management.
Cameratoezicht
Zo kunnen er in een winkelbedrijf camera’s worden geplaatst bij de kassa’s. Deze zijn bedoeld voor de beveiliging, maar nemen ook de kassamedewerkers waar en is het besluit tot invoering van deze camera’s daarom instemmingsplichtig. De werkgever moet voldoen aan de vereisten uit de AVG. Bijvoorbeeld moet duidelijk vermeld worden dat er cameratoezicht is en is heimelijk filmen in beginsel verboden. Ga naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens voor de regels waaraan cameratoezicht moet voldoen.
Telefooncentrale
Ook (de aanschaf van) een anti-RSI-programma, een urenregistratiesysteem, een smartwatch, of een nieuwe telefooncentrale maakt controle van personeel technisch mogelijk en is op die besluiten de instemming van de OR vereist.
Voorwaarden
Als de ondernemingsraad niet instemt, mag de voorziening (de camera, het RSI-programma, etc..) niet worden geplaatst. De OR kan eigen wensen en voorwaarden naar voren brengen, bijvoorbeeld dat de gegevens niet worden gebruikt om aanwezigheid, gedrag of prestatie van het personeel te controleren, dat duidelijk is door wie de opnames kunnen worden bekeken en hoelang de gegevens worden bewaard en/of wanneer vernietigd worden. De wensen en voorwaarden van de OR worden schriftelijk met de directie overeengekomen, voordat de OR definitief besluit of hij zijn instemming kan geven.
Internetgebruik
In veel bedrijven worden gedragsregels over internet- en e-mailgebruik ingevoerd. Vaak worden daarin controlemogelijkheden geregeld. Ook dit valt onder het instemmingsrecht van de OR. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal vuistregels geformuleerd voor controle van e-mail en internetgebruik.
Registratie persoonsgegevens
Veelal zal, wanneer het gaat om een voorziening die bedoeld of geschikt is voor waarneming en controle ook artikel 27, lid 1k van de WOR van toepassing zijn (registratie en bewerking van persoonsgegevens, herleidbaar tot individuele medewerkers). En als het gaat om de aanschaf van nieuwe (grootschalige) technologie, gaat het ook vaak om een grote investering en heeft de OR adviesrecht op grond van artikel 25, lid 1k resp. 1h WOR.
Kunnen wij jou helpen?
Soms word je geconfronteerd met complexe materie of met onderwerpen waar je niet in thuis bent. De organisatieadviseurs van SBI Formaat kunnen jou daarmee helpen. Wij schakelen de adviseur in die gespecialiseerd is in het thema wat bij jullie speelt. Bijvoorbeeld een ingrijpende reorganisatie, een (doorlopende) organisatieverandering, een overname of fusie, een complex HR-onderwerp, wijzigingen in de governance, inzicht krijgen in het financieel beleid of hoe invloed uit te oefenen op het strategisch beleid.
Ons organisatieadvies is gedegen en effectief. Daar kun je verder mee!
