Aankomst locatie

Ontvangst met koffie en thee.

Start van de cursus

Welkom, afhandelen van organisatorische zaken, introductie programma en kennismaking met elkaars situatie en leerwensen.

Thema 1: De spin-in-het-web, de sleepboot, het manusje-van-alles

Jouw visie op de functie van (ambtelijk) secretaris van de OR

De (ambtelijk) secretaris als spil van de OR: dat is hoe veel OR-leden de functie zien. Je hebt als secretaris inderdaad het overzicht over alle activiteiten van de OR, over de informatie die binnenkomt en naar buiten gaat, en over de contacten met de bestuurder. Wanneer je de nieuwsbrief van de OR verzorgt, krijg je ook de reacties binnen van collega's. Een nauwe samenwerking met de voorzitter van de OR geeft je daarnaast invloed op de samenstelling van de agenda.

Ben jij gekozen secretaris, dan is het de vraag of en hoe de drie petten (werk – OR-secretaris – OR-lid) één persoon passen. In het geval van de vice-secretaris komt daar nog de samenwerking met de secretaris bij.

Als ambtelijk secretaris is jouw relatie met de OR anders dan die van de OR-secretaris. Welke relatie is dat en welke invloed heeft dat op jouw taken?

Pauze en lunch

Thema 2: Vereiste vaardigheden: praktische hulpmiddelen

2.1 Timemanagement

Vooral van de (ambtelijk) secretaris wordt verwacht dat je alles, en vooral ook 100% goed, doet. En dat meestal in een beperkt aantal uren per week. Timemanagement technieken kunnen een hulpmiddel zijn om daar (beter) mee om te gaan.

2.2 Agenda, notuleren en verslag maken

We bekijken elkaars agenda’s, vormen ons een beeld van de vergadering en met een aantal praktijkoefeningen ervaar je het effect van verschillende manieren van agenderen.
Met een analyse van het doel, de beoogde lezers van de agenda en het verslag, krijg je schrijftips om de teksten leesbaarder te maken. Ook gaan we kort in op de mogelijkheden van AI.
Verder wisselen we praktische tips uit voor het opstellen van een actielijst, het verspreiden van de agenda en bijlagen, het rondsturen van de postmap, e.d..

2.3 Advies- en instemmingsbrief

De trainer geeft een korte uitleg over adviseren, de WOR en het opstellen van een instemmingsbrief. We besteden ook aandacht aan de formulering en de toon van de brief. Indien je belangstelling hebt, kunnen we ook ingaan op het schrijven van een initiatiefvoorstel.

Pauze en snack

Intervisie

Als ambtelijk secretaris heb je een bijzonder positie en je loopt soms tegen dingen aan die je moeilijk kunt bespreken met anderen in de organisatie. Dan is het prettig om met collega ambtelijk secretarissen te kunnen sparren. Ook voor gekozen DB-leden kan intervisie nieuwe inzichten opleveren. In deze sessie kun je een eigen casus inbrengen.

Afsluiting van de eerste cursusdag met aansluitend diner

Start en korte terugblik

Een terugblik op de eerste dag; losse eindjes, vragen die nog zijn opgeborreld, nieuwe inzichten. En een startopdracht om er in te komen….

Vervolg thema 2

2.4 Planning, voortgangsbewaking, archivering

De vergadering is een momentopname. Maar de zittingsperiode van de OR is minstens 3 jaar, waardoor medezeggenschap bij jouw organisatie een doorlopende zaak is. We bekijken wat nodig is om het geheugen van de OR zo op te bouwen, dat je gemakkelijk iets kunt terugvinden en het eenvoudig kunt overdragen. Tevens bekijken we hoe alle voornemens van de OR zo kunnen worden vastgelegd, dat alle OR-leden daar op tijd aan worden herinnerd.
Hierbij besteden we aandacht aan de mogelijke ondersteuning van commissies, werkgroepen of individuele OR-leden.

Pauze en lunch

Thema 3: Invloed uitoefenen als (ambtelijk) secretaris op complexe(re) situaties

Je hebt veel taken en de OR heeft vaak nog meer wensen. Hoe stel je je daarin op? Hoe regel je de samenwerking met de gekozen secretaris en voorzitter, de rest van de OR, commissies en bestuurder? Doordat je veel taken hebt, kun je ook gaan sturen. Welke invloed heb je op het functioneren van de OR? Op welke wijze zou je dat kunnen beïnvloeden? Met behulp van alle praktische kennis gaan we aan de slag met (eigen) casuïstiek.

Thema 4: Conclusies en voornemens

Na een terugblik op de afgelopen twee dagen besluit je wat je in de praktijk wilt veranderen aan jouw taakinvulling. Dit kan in de vorm van een eigen voornemen en/of een voorstel ter bespreking in de OR.

“Huiswerk”

Iedereen maakt in de komende drie weken een agenda en een verslag waarin de kennis en inzichten van deze twee dagen tot uiting komen.

Afsluiting en einde van de cursusdag

Aankomst locatie

Ontvangst met koffie en thee.

Start van de cursus

Start van de cursusdag, welkom, toelichting op het programma, bijpraten.

Thema 1: Voornemens en resultaten…

In de tweedaagse training heb je jouw voornemens geformuleerd voor de periode tot vandaag. Welke waren dat en wat is er mee gebeurd? We wisselen uit en zetten waar nodig de puntjes op de i. In het middaggedeelte is er ook ruimte om onderwerpen verder uit te diepen.

Thema 2: En hoe is het met de aangeklede agenda en het verslag?

Als ‘huiswerkopdracht’ heeft iedereen een agenda en verslag gemaakt met gebruikmaking van de kennis en inzichten in de training. Hoe ging dat en wat zijn de resultaten? We geven feedback op elkaars agenda en verslag. Een verdieping in deze materie, waarbij we stilstaan bij valkuilen en dilemma’s.

Pauze en lunch

Thema 3: Intervisie

Wat kom je tegen in jouw functie als (ambtelijk) secretaris; welke vragen, dilemma's, successen wil je vanmiddag bespreken? Heb je een gesprek gehad met de voorzitter over de invulling van jouw functie en uren, dat niet helemaal liep zoals je had gewild? Of wil je bespreken wat je moet doen met feedback dat je van een OR-lid kreeg over jouw manier van werken?
We besteden aandacht aan de feedbackmethode en -regels om elkaar zorgvuldig feedback te kunnen geven. Vervolgens bespreken we elkaars vragen/cases en adviseren elkaar met behulp van het intervisiemodel ‘de incidentmethode’.

Van training naar praktijk

Wat neem je mee van deze training? Wat heb eventueel nog nodig? Je maakt je eigen actieplan.

Afsluiting en einde

En weer huiswaarts.