Bestuurder, stuur je OR
Vraag de OR actief naar zijn visie. Wacht niet af tot je het formele advies van de OR nodig hebt. Maar daag de OR eerder uit om zich uit te spreken over komende veranderingen. Welke kansen zien jullie? Waar liggen jullie zorgen? Wat vindt de OR belangrijk als het gaat om deze verandering? Zet dit soort vragen vroegtijdig op de agenda. En voer inhoudelijke gesprekken waar iedereen wijzer van wordt. Met gerichte vragen haal je meer uit jouw OR.
De bedoeling van het overleg met de OR
De OR vertegenwoordigt de medewerkers in het overleg met de bestuurder. Dit overleg is erop gericht het perspectief van het personeel mee te nemen bij besluiten over de koers en over de bedrijfsvoering. Idealiter ontstaat een dialoog waar beide gesprekspartners wijzer van worden. De OR krijgt inzicht in het beleid en in de afwegingen van de bestuurder. Tegelijk is de OR een sparringpartner. De bestuurder krijgt inzicht in wat de medewerkers nodig hebben om optimaal bij te dragen aan de organisatie, nu en in de toekomst.
Moeizaam overleg met de OR
Maar hoe gaat het in de praktijk? Hoe tevreden ben jij over de inhoudelijke dialoog met jouw OR? Veel bestuurders halen maar weinig inspiratie uit het overleg met hun OR. En ook de OR’en zijn lang niet altijd tevreden. Hieronder volgt een aantal veelgehoorde klachten.
Welke van deze punten herken jij in jullie overleg? Je kunt het ook de OR eens vragen. Soms lijkt het erop dat OR en bestuurder elkaar in de weg zitten. De OR voelt zich niet gehoord en valt terug op de regels. En de bestuurder verliest de hoop op zinvolle input van de OR. De vergaderingen worden dan gekenmerkt door eenrichtingsverkeer: De OR stelt vragen en luistert. De bestuurder geeft uitleg en zendt. Een dialoog komt niet van de grond. Hoe doorbreek je dit patroon?
Daag je OR uit!
Hoe kun je als bestuurder optimaal profijt hebben van je OR? Het antwoord is eenvoudig. Neem geen genoegen met een OR die alleen vragen stelt. Prikkel je OR en daag hem uit om met visie te komen en kleur te bekennen. Veel OR’en zijn geneigd om pas een mening te geven als er een uitgewerkt plan ligt, bijvoorbeeld een adviesaanvraag. Dat is nogal laat. Als bestuurder hoor je liever in een vroeg stadium hoe de OR tegen een komende verandering aankijkt. Het helpt om daar gericht naar te vragen. Zoals je wellicht ook andere gremia vraagt om input en feedback.
Mocht jouw OR huiverig zijn om zich vroegtijdig uit te spreken, dan kan je hem geruststellen. De OR behoudt zijn formele recht op instemming en advies. En de OR mag op ieder moment zijn visie herzien. Het gaat erom dat jij als bestuurder input van de OR ontvangt op het moment dat die voor jou bruikbaar is.
Zinvolle vragen aan de OR
Hieronder volgen voorbeelden van vragen waarmee je de OR uitnodigt om visie te geven. Belangrijk is dat je afspreekt dat de OR zijn antwoorden voorbereidt in het eigen overleg. De vragen zelf vloeien voort uit de fase waarin het veranderingsproces zich bevindt.
Nut en noodzaak
In de eerste fase stel je het doel van de verandering vast. En op dat moment kan je ook de OR al vragen naar zijn visie op nut en noodzaak. Voorbeelden van gerichte vragen zijn:
- Staan jullie achter het doel van deze verandering? Wat zijn daarbij jullie overwegingen?
- Erkennen jullie het probleem dat we willen aanpakken? Of zien jullie andere problemen die essentiëler zijn?
- Wat zien jullie als de grootste uitdaging waar onze organisatie de komende drie jaar voor staat?
Criteria
Het is tevens interessant om de OR vroeg in het proces te vragen naar zijn criteria:
- Als het gaat om deze verandering, wat vinden jullie dan belangrijk?
In het overleg kan je de criteria van de OR naast die van jezelf leggen. Een aantal zal zeker overeenkomen. Maar de OR kan ook criteria noemen waar je niet aan kunt voldoen. Of jij merkt dat de OR niet is overtuigd van nut en noodzaak van deze verandering. In al die gevallen wil je de discussie het liefst aan het begin voeren.
Voor- en nadelen
Zodra er een voornemen ligt, kan je de OR vragen:
- Wat zien jullie hiervan als (mogelijke) pluspunten en minpunten?
- Wat spreekt jullie aan? Welke kansen zien jullie? En waar liggen jullie zorgen of bezwaren?
Het is zeker de moeite waard om niet alleen naar kritische kanttekeningen te vragen, maar ook naar de kansen en voordelen die de OR ziet. OR’s zelf vergeten nog wel eens om de pluspunten te benoemen.
Conclusie
Als bestuurder help jij de OR met gerichte inhoudelijke vragen. Hoe proactiever je bent in de benadering van de OR, hoe groter de kans op zinvol overleg met toegevoegde waarde voor jouw beleid. Bij elke verandering kan je de OR in ieder geval vroegtijdig vragen naar de kansen die hij ziet, naar zijn zorgen en naar zijn criteria. Hieronder vind je nog twee andere voorbeelden van bestuurders die het initiatief nemen voor een zinvolle inzet van hun OR.
Twee voorbeelden van gerichte verzoeken aan de OR
“Speerpunt OR wordt speerpunt bestuurder”
Een bestuurder van een zorgorganisatie heeft een grotendeels nieuwe OR. Tijdens de starttraining noemt hij twee van zijn speerpunten: Opleidingsbeleid en personeelsbehoud. Hij vraagt de OR om twee groepen af te vaardigen die de komende tijd intensief samen met hem aan deze thema’s willen werken.
Daarnaast vraagt hij de OR om zelf een derde speerpunt te benoemen. “Het speerpunt dat jullie kiezen wordt een speerpunt van de RvB”.
De OR kiest ict en domotica. De RvB neemt dit speerpunt over.
“Hoe vergroten we het veiligheidsbewustzijn?”
In een bedrijf voor tankoverslag leeft het personeel de veiligheidsvoorschriften onvoldoende na. De bestuurder wil dit aanpakken en doet een beroep op zijn OR.
Hij vraagt de OR om in de komende training een dagdeel samen hem te werken aan een ‘actieplan veiligheidsbewustzijn’.
Er ontstaat een vruchtbare brainstorm over concrete acties en maatregelen die ertoe bijdragen dat het personeel de voorschriften daadwerkelijk naleeft.
Geschreven door Camiel Schols, trainer/adviseur
