Blog

Blogserie: 2) Achterbancommunicatie – Raadplegen

Om de achterban te betrekken bij het OR-werk heb je vier mogelijkheden:
1)  Informeren
2)  Raadplegen
3)  Activeren
4)  Participeren
In deze tweede blog (in een serie van 4 blogs) bespreek ik het raadplegen van de achterban. Met raadplegen bedoel ik het horen van collega’s uit de achterban: hoe kijken zij aan tegen een onderwerp dat de OR behandelt?

Gemak en comfort als beloning

Wat levert raadpleging op? Ik citeer een enthousiaste OR-voorzitter die er goede ervaring mee heeft: “Achterbanoverleg wordt beloond met gemak en comfort voor de OR. Weg zijn de twijfels of het onderwerp wel belangrijk is en over de eigen analyse. Ook zijn de twijfels weg over of voldoende informatie is meegewogen. De OR praat op basis van gedeelde analyse met de werkvloer. Dat voel je als OR-lid en dat voelt de bestuurder ook.”

Hoe pak je een raadpleging aan?

Houd het vooral simpel. De makkelijkste manier is het plannen van een fysieke of online bijeenkomst. Besteed die aan één onderwerp. En nodig alle collega’s die het aangaat uit om hun ideeën met de OR te delen. Je kunt vooraf al een vraag meegeven. Bijvoorbeeld: “Wat zie jij bij deze verandering als grootste kans?” of “Waar ligt jouw grootste zorg?”

Tips voor bijeenkomsten met de achterban (online of fysiek):

• Wees niet teleurgesteld bij weinig deelnemers. Zij hebben genoeg te vertellen.
• Start met een toelichting op het onderwerp en de stand van zaken. Benoem ook de rol van de OR.
• Deel pen en papier uit (online: gebruik de chat).
• Stel een open vraag, zoals: “Wat zie jij hier als kans?” en “Waar ligt jouw grootste zorg?”
• Laat iedereen zijn eigen antwoord opschrijven.
• Wissel de antwoorden uit.
• Vertel wat de OR belangrijk vindt bij dit onderwerp en vraag om aanvullingen.
• Verzamel de briefjes met antwoorden.

Een sensitieve OR

Afgezien van achterbanbijeenkomsten is er nog een andere manier om te bevorderen dat de OR voeling heeft met wat in de organisatie leeft. Ieder OR-lid kan daar zelf aan bijdragen door regelmatig met diverse collega’s te praten over hoe ze zich voelen in het werk en over veranderingen die spelen. Dat kan gewoon tussen de werkzaamheden door of in de pauze. De geluiden die je opvangt neem je mee in je eigen afwegingen als OR-lid.

Tips voor informele gesprekken van OR-leden met collega’s:

• Stel je collega een gerichte vraag, zoals: “Hoe kijk jij naar deze verandering?”
• Vraag zowel naar pluspunten als naar minpunten, zoals: “Wat zie je als voordeel?”/”Wat zie je als nadeel?” of  “Wat gaat nu goed?”/”Wat gaat niet goed?”
• Vat samen wat je hoort.
• Maak er geen discussie van.

Dialoog tussen management en medewerkers

Het raadplegen van de achterban is helpend voor de OR. Maar pas op: het is geen vervanging voor de noodzakelijke dialoog tussen management en medewerkers. Sterker nog: de OR heeft als taak om het directe overleg tussen management en medewerkers te bevorderen. Deze dialoog is essentieel voor organisaties waarin de medewerkers verantwoordelijkheid nemen en zich inzetten voor verandering. Hier volgen drie voorbeelden waarbij de OR initiatief neemt om medewerkers en management met elkaar in gesprek te brengen.

Voorbeeld 1:
De directie vindt het noodzakelijk dat medewerkers en teams meer ‘eigenaarschap’ ontwikkelen. De OR adviseert de directie om sessies te organiseren voor alle medewerkers, waarin ze samen met hun managers benoemen: “Wat verstaan we onder eigenaarschap?”, “Welk gedrag hoort daarbij?” en “Wat hebben we nodig om te groeien in eigenaarschap?”

Voorbeeld 2:
De OR ontvangt klachten rond intimidatie door leidinggevenden. Er lijkt sprake van een ongezond werkklimaat. De OR adviseert de bestuurder om een onafhankelijk en breed onderzoek in te stellen naar de beleving van veiligheid en ongewenst gedag in de organisatie.

Voorbeeld 3:
Tijdens een achterbanbijeenkomst ontstaat een golf van kritiek op de aanpak van de directie. De OR besluit ter plekke om de directeur op te bellen en hem uit te nodigen. Binnen een kwartier is hij aanwezig en hoort hij uit de mond van de mensen zelf wat hen dwars zit. Aan het eind van het gesprek ligt er een vervolgafspraak en is de kou uit de lucht.

Blogserie achterbancommunicatie

Tot zover enige handvatten voor het raadplegen van de achterban. Wil je weten hoe je de achterban nog verder kunt inzetten als hulpbron van de OR? Lees dan ook mijn blog over het participeren van de achterban die binnenkort wordt gepubliceerd.

Geschreven door Camiel Schols,
trainer & adviseur SBI Formaat.