Blog

In het kader van het verminderen van psychosociale arbeidsbelasting en de zorg voor een veilige sociale werkomgeving stellen veel organisaties interne vertrouwenspersonen aan. Het werk als interne vertrouwenspersoon kan veel vragen van een persoon en is vaak verschillend van de functionele (gewone) baan. De gespreksvoering is bijzonder, de inhoudelijke problematiek vaak ook, en vooral de morele en psychologische belasting kan pittig zijn.

Professionele reflectie en handelingsalternatieven

Om deze redenen stelt de LVV (Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen) dat vertrouwenspersonen geschoold dienen te zijn en aan intervisie deel zouden moeten nemen. Het is essentieel om periodiek bij te scholen en te reflecteren op de verschillende handelingsalternatieven bij casuïstiek, zowel vanuit het perspectief van de melder als van dat van de vertrouwenspersoon. Een wezenlijk aspect van het werk als vertrouwenspersoon (na natuurlijk het luisteren, de emotionele opvang en het in kaart brengen van de situatie) is het onderzoeken van de handelingsalternatieven van de melder met hierbij de voor- en nadelen.

Maar ook de handelingsmogelijkheden van de vertrouwenspersoon moeten onderzocht worden. Wat neem je mee in het geanonimiseerde jaarverslag van de vertrouwenspersoon en hoe formuleer je dat? Zijn meldingen dusdanig dat er een duidelijk signaal naar de organisatie moet gaan? Is het signaal zo moreel belastend dat de situatie iets van de vertrouwenspersoon vraagt? Dit zijn relevante vraagstukken om op te reflecteren.

Perspectief melder én vertrouwenspersoon

Bij elke melding kijkt de vertrouwenspersoon naar het individu (de melder) in de situatie, welke personen zijn betrokken wat heeft effect op de situatie. Dit kan één andere persoon zijn of meerdere. Maar ook kan er een bepaalde dynamiek zijn binnen een team of zelfs de organisatie, die invloed heeft op de ongewenste situatie. Wat heeft er zich afgespeeld en heeft invloed gehad? En hoe kan dit worden meegenomen in de verschillende handelingsperspectieven om tot een voor de melder goed gekozen aanpak te komen en herhaling te voorkomen?

Aan al deze elementen aandacht geven vraagt veel van een vertrouwenspersoon. En hier kan voor (vooral) interne vertrouwenspersonen het volgende nog bijkomen:

1. De melding gaat over personen waar ze zelf ook functioneel of persoonlijk mee te maken hebben;
2. De vertrouwenspersoon maakt zelf onderdeel uit van de organisatiedynamiek die een rol speelt in de situatie;
3. De positie van de interne vertrouwenspersoon is minder onafhankelijk dan die van externe vertrouwenspersonen. En hierdoor kan men zich minder vrij voelen om zaken aan de orde te stellen;
4. De gekozen aanpak of uitkomst heeft achteraf gezien niet naar wens uitgepakt (voor de werkomgeving) en dit blijft steeds in beeld.

Dit soort facetten is noodzakelijk om te onderzoeken, zowel tijdens het begeleidingsproces als erna. Dit dient het leerproces en helpt de vertrouwenspersoon een situatie goed af te kunnen sluiten. Daarbij stelt de vertrouwenspersoon zich deze vragen:

• Heb ik alle onderdelen meegenomen?
• Hoe ben ik hier mee omgegaan?
• Wat had er ook anders gekund?
• Wat vraagt de melding nu nog van me als vertrouwenspersoon?

Omwille van de vertrouwelijkheid van meldingen en soms ook vanwege het missen van een collega-interne vertrouwenspersoon blijft het vaak liggen om hier systematisch op te reflecteren. Deelname aan een intervisiegroep onder deskundige begeleiding is een doeltreffende manier om alsnog te realiseren dat dit soort vraagstukken zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld.

Het belang van deskundige scholing en intervisie

Organisaties die vertrouwenspersonen aanstellen geven preventief vorm aan het verminderen van psychosociale arbeidsbelasting. Daarbij is het van belang ook te zorgen dat het werk van de interne vertrouwenspersonen niet onnodig belastend wordt. Dit kan met behulp van deskundige scholing en intervisie. Op deze manier wordt het onderdeel van het beleid met betrekking tot sociale veiligheid. Zonder passende ondersteuning van de vertrouwenspersonen schiet het beleid tekort.

Dus interne vertrouwenspersonen: organiseer deze faciliteiten als je de belangrijke taak van vertrouwenspersoon op je neemt.
En directies, OR’s en HR: zorg dat het beleid met betrekking tot sociale veiligheid voorziet in adequate ondersteuning van de vertrouwenspersonen en evalueer het effect daarvan regelmatig.

Drs. Mariska Pikaart, senior trainer/adviseur en extern vertrouwenspersoon, LVV gecertificeerd vertrouwenspersoon
en lid van externe klachtencommissies.