Informeren van de achterban

Communicatie met de achterban Informeren

10 juni 2025 / Camiel Schols

Blogserie: 1) Achterbancommunicatie – Informeren

Om de achterban te betrekken bij het OR-werk heb je vier mogelijkheden:
1) Informeren
2) Raadplegen
3) Activeren
4) Participeren
In deze eerste blog (in een serie van 4 blogs) bespreek ik de belangrijkste informatie over het informeren van de achterban. Ook vind je tips voor het schrijven van nieuwsberichten van de OR. Deze tips gelden trouwens ook voor videoboodschappen.

Waarom wil je de achterban informeren?

De WOR verplicht publicatie van de agenda’s en verslagen van de OR. Daarnaast moet de OR een jaarverslag uitbrengen. Weinig collega’s zullen die stukken lezen. Daarom kiezen veel ondernemingsraden voor het uitbrengen van korte nieuwsbrieven. Ze willen daarmee bereiken dat de collega’s weten waar de OR energie in steekt en wat dat oplevert.

Wat mag de OR naar buiten brengen?

Sommige OR-leden en bestuurders denken dat alles wat de OR met de bestuurder bespreekt geheim moet blijven. Dat is een misverstand. Informatie moet alleen geheim blijven als de bestuurder officieel geheimhouding met de OR heeft afgesproken. Geheimhouding is bedoeld voor onderwerpen waarbij voortijdige bekendmaking kan leiden tot schade voor de organisatie. Dit speelt bijvoorbeeld bij fusie en overname. Voor alle andere onderwerpen geldt dat de OR vrij is om er met de achterban over te spreken. Maar het is niet altijd slim. Gebruik daarom je gezond verstand om te bepalen wat je deelt met de achterban en op welk moment.

Vuistregels voor het delen van informatie:

Het personeel informeren over veranderingen is een taak van het management, niet van de OR. Spreek daarom altijd met je bestuurder af hoe en wanneer hij het personeel informeert. Dan kan de OR daarop aansluiten. Soms adviseert een OR om meer haast te maken met goede informatie omdat de collega’s daar behoefte aan hebben.
Bij twijfel: spreek af wat de OR wel en niet zal delen. Als je bestuurder de OR nieuwe dingen vertelt, kun je prima vragen: “Mogen we hier ook met onze achterban over praten? Of moeten we even wachten tot de volgende directienieuwsbrief?”
De OR-nieuwsbrief mag voor de bestuurder geen verrassingen bevatten. Als de OR zijn mening naar buiten brengt, zorg dat je die eerst met je bestuurder hebt besproken.
Moet de bestuurder de OR-nieuwsbrief vooraf controleren en goedkeuren? Nee. Niet als het gaat om de mening en adviezen van de OR. Wel kan het verstandig zijn om de bestuurder de nieuwsbrief te laten checken op feitelijke onjuistheden.

Wat moet in een OR-nieuwsbericht staan?

Bij elk onderwerp moeten de collega’s in ieder geval weten: Hoe kijkt de OR hiernaar? En wat heeft de OR hierover aan de bestuurder geadviseerd? De inbreng van de OR mag in geen enkel bericht ontbreken. Je wilt de achterban immers tonen wat de OR bij de directie op tafel legt.

Verder moet elk nieuwsbericht een kop en een staart hebben zodat het voor iedereen begrijpelijk is. Hieronder vind je een handig format dat past bij elk onderwerp.

Format voor een OR-nieuwsbericht	Voorbeeld
Onderwerp	Vertrouwenspersoon
Situatie	Op dit moment hebben we één vertrouwenspersoon: Tanja van Hoek. Ze heeft een jaarverslag geschreven en dat heeft de OR met haar besproken. Het afgelopen jaar zijn er twee meldingen bij haar binnengekomen.
Mening OR	De OR vindt het belangrijk dat de drempel naar de vertrouwenspersoon zo laag mogelijk is. We vinden dat er meer en betere informatie moet komen over de vertrouwenspersoon. En we stellen voor om meerdere vertrouwenspersonen te benoemen zodat mensen een keuze hebben.
Afspraak met bestuurder	Met de directeur hebben we afgesproken dat onze regeling voor vertrouwenspersonen en klachten in zijn geheel wordt geëvalueerd en herzien. Dat gebeurt nog dit jaar. Verder zal Tanja op korte termijn een bericht plaatsen op intranet. Daarin vertelt ze wat de vertrouwenspersoon voor de medewerkers kan betekenen.
Extra: Oproep aan de achterban	De OR raadt je aan om dat goed te lezen.

Met duidelijke nieuwsbrieven zorg je ervoor dat ieder kan zien waar de OR zich voor inzet. Als je ook wilt weten hoe de achterban ergens over denkt, lees dan mijn blog met tips voor het raadplegen van de achterban die binnenkort wordt gepubliceerd.

Geschreven door Camiel Schols,
trainer & adviseur SBI Formaat.