Coby Franken van SBI Formaat, zelf level 4 Deep Democracy facilitator en enthousiast toepasser van Deep Democracy, beschrijft in een serie blogs de ‘tools’ van Deep Democracy Lewis methode. De blogs zijn informatief voor als je zelf bijeenkomsten leidt of faciliteert (als trainer of als procesbegeleider, als OR-voorzitter, als organisator van participatiebijeenkomsten). En geven een beeld van hoe Deep Democracy in de praktijk eruitziet.

Op 12 en 13 december geven Coby Franken en Ellen Leijdekkers een vaardigheidstraining voor voortrekkers in de medezeggenschap om zich de methodieken van Deep Democracy eigen te maken om te kunnen gebruiken in de eigen praktijk. 

Deel 3 Gesprek op voeten

Het gesprek op voeten vind ik een van de leukste en effectiefste methodieken uit de Deep Democracy. Het is actief en iedereen praat mee. Alle stemmen worden gezien. In deze blog leg ik eerst uit hoe het werkt en daarna waar je het allemaal voor kunt gebruiken.

Bij het gesprek op voeten staat iedereen. Het begint met een thema, liefst een vraag, waar iets over gezegd kan worden. Als iemand er iets over zegt vraagt de facilitator van het gesprek iedereen die zich kan vinden in hetgeen de persoon zegt om er letterlijk achter te komen staan. Dan ontstaat natuurlijk beweging. Want mensen die dat vinden gaan erachter staan en mensen die dat niet vinden gaan duidelijk ergens anders staan. Vervolgens krijgt iemand anders het woord en kunnen daar weer mensen achter gaan staan. Daarbij kan het best zo zijn dat je eerst achter de een staat maar daarna ook vindt dat de ander een punt heeft en ga je daarachter staan. Je krijgt zoals groep heel snel een letterlijk beeld van de verschillende invalshoeken ten aanzien van een thema of een vraag en wie waarachter kan staan.

Er zijn een paar uitgangspunten die belangrijk zijn om vooraf te noemen

  1. Niemand heeft het monopoly op de waarheid.  
  2. Je mag jezelf tegenspreken. 
  3. We doen dit om van elkaar te leren. 
  4. We zijn bereid geraakt te worden 

We doen dit om de relatie te verdiepen, om dieper inzicht te krijgen in ons thema. 

Verder is het handig in korte statements, stellingen, meningen, gevoelens te praten. Als je een vraag hebt vraagt de facilitator wat daarop je eigen antwoord is. Ook leg je uit wat de rol is van de facilitator: het letterlijk versterken van de stem. Soms is het genoeg om te vragen wie zich herkent, maar vaak is een stelling wat 'netjes aangekleed' en dan mag die wel wat verscherpt worden zodat mensen ook duidelijk een standpunt kunnen innemen. 

Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst kies je ervoor om wel of niet echt stevig te versterken en de scherpe kantjes en tegenstellingen naar boven te halen. Je zegt dan dat je als facilitator de 'beleefdheid' er een afhaalt zodat ook echt gezegd wordt wat gezegd moet worden. Het gesprek op voeten is geschikt voor veel doeleinden en kan gebruikt worden in kleine maar ook heel grote groepen.

  1. Het stappenplan besluitvorming kan je prima doen in een gesprek op voeten met 5 tot ca. 15 personen. Je verzamelt eerst alternatieven doordat iedereen met een invalshoek dit zegt en dan kan je snel zien hoeveel draagvlak er is voor de verschillende alternatieven. Je gaat dan wel extra hard op zoek naar een heel ander idee en doordat het op voeten is kan je het alternatief ook heel makkelijk verspreiden. Als facilitator is het daarbij belangrijk om dat wat wordt gezegd te versterken en soms ook wat algemener te maken. Bijvoorbeeld als iemand zegt om als achterbancommunicatie alle teams te willen bezoeken zeg je: "wie herkent zich erin om meer op bezoek te gaan bij de collega's". Je ziet vanzelf of het statement voldoende breed is voor anderen om te herkennen. Al lopend en invalshoeken verkennend werk je toe naar een besluit. Als er op een gegeven moment iemand iets zegt waar iedereen achter gaat staan heb je een unaniem besluit. Als de meerderheid er achter gaat staan is het ook een besluit en ga je vervolgens de anderen langs en vraagt wat ze nodig hebben. Als je dat toevoegt aan het besluit en vervolgens iedereen achter het verrijkte besluit gaat staan heb je dat ook. Het kan zijn dat het blijft hangen, dat mensen afhaken, dat het in kringetjes draait, dan is de kans groot dat de onderstroom actief is en dat er een ander soort gesprek gevoerd moet worden. Dat kan ook heel goed op voeten en daar gaat de volgende blog over. 
  2. Het gesprek op voeten is ook heel geschikt om ideeën op te halen of om te peilen hoe mensen ergens in staan. Bijvoorbeeld bij een achterbanbijeenkomst of een grote medezeggenschapsdag als je binnen een concern zit met meerdere medezeggenschapsorganen zoals een COR en OR-en of een OR met OC's. Je legt verschillende opties voor en daar kunnen mensen achter gaan staan en/of alternatieve gezichtspunten over naar voren brengen. Dit kan ook met hele grote groepen tot wel 150 mensen. Hierbij is het aan te raden met minimaal twee facilitators te werken en ook te zorgen voor geluidsversterking. Wij hebben inmiddels meerdere keren als SBI Formaat grote gesprekken op voeten begeleid: 
  • Alle medezeggenschappers van een groot concern (150) in gesprek over de onderlinge samenwerking. Hier kwamen een aantal thema's uit die vervolgens in groepen nader zijn verkend en waarbij verbetervoorstellen werden geformuleerd. 
  • Alle medewerkers van een productiebedrijf (80) over knelpunten die uit allerlei eerdere sessies waren gekomen en waarbij het belangrijk was om te checken welke van deze knelpunten ook daadwerkelijk als wezenlijke belemmering werden ervaren en wat de 'tegenstellingen' zijn. Deze knelpunten werden vervolgens in kleinere groepen verscherpt en daarna 'opgelost' met een pijlen gooi sessie (zie volgende blog) en daarna weer in een groot gesprek op voeten voorgelegd aan iedereen.  
  • Een sessie met alle OR-en (ca 65 leden) over de uitgangspunten en mogelijke modellen voor nieuwe medezeggenschap. Eerste werden de uitgangspunten voorgelegd door een ontwikkelteam waarop de leden met hun voeten konden laten zien wat ze ervan vonden en waar nog wat kritische opmerkingen over waren. Vervolgens werden een paar mogelijke modellen voor nieuwe medezeggenschap gepresenteerd waarover eerst in kleinere groepen vragen konden worden gesteld aan leden van het ontwikkelteam en daarna in weer een groot gesprek op voeten verschillende invalshoeken naar voren werden gebracht ten aanzien van de modellen. Met alle input (het commitment en ook de aanvullingen op de uitgangspunten en de invalshoeken ten aanzien van de modellen) ging het ontwikkelteam weer verder met het uitwerken van een nieuwe vorm van medezeggenschap.  
    • Nb. als je met grote groepen een gesprek op voeten gaat doen is het prettig om eerst in kleine groepjes in te checken. Dat bevorderd veiligheid en verbinding zodat iedereen ook durft te zeggen wat gezegd moet worden. In de eerste blog over check in en check uit staat hoe je dat kan doen in grote groepen (meer dan 40). 

3. Het gesprek op voeten is ook geschikt om de 'onderstroom' in groepen bespreekbaar te maken.   Rond het thema vertrouwen bijvoorbeeld heb ik een gesprek gedaan met OR-leden, managers en bestuurder waarbij heel snel zichtbaar wordt waar de verschillen en pijnpunten zitten. In een dergelijk gesprek op voeten ga je als facilitator echt op zoek naar de tegenstellingen, de polarisaties, versterk je bewust en als de tegenstelling duidelijk aanwezig is kan je overgaan tot stap 5: duik in de onderstroom. En dat kan je dan heel mooi doen met een 'pijlen gooi' sessie. Maar daarover gaat de volgende blog.