Blog veel conflicten zijn te voorkomen Juliette

Blogreeks Professionele Communicatie – opkomen voor jezelf én je werkrelaties verbeteren. Door Juliette van de Mheen, gecertificeerd Thomas ® Gordon Communicatietrainer.

De eerstvolgende leergang Professionele Communicatie start op 17 september 2018.

Wat kan je doen om de verhoudingen in je team goed te houden?


Ben jij iemand die conflicten uit de weg gaat? Of ben je juist iemand die niet bang is voor confrontaties op je werk? In beide gevallen is de vraag wat je houding doet met collega’s in je team. In het eerste geval weten ze niet wat je dwarszit of wat voor jou belangrijk is en in het tweede geval kan het zijn dat anderen de strijd met je aangaan of je uit de weg gaan, omdat ze je confronterende houding niet prettig vinden. Als een conflict escaleert is het moeilijk om een oplossing te vinden en kunnen werkrelaties averij oplopen. Veel handiger is het dus om conflicten te voorkomen.

Waar mensen samenwerken in een team is er vaak sprake van verschillende belangen en behoeften. Op zich is dat geen probleem als je hier rekening mee houdt en er op een verstandige manier mee omgaat. Stel; je hebt afgesproken dat je reacties op een verslag voor het einde van de week wilt ontvangen. Je wilt op vrijdagmiddag het definitieve verslag maken en versturen. Wat er ook gebeurt: op vrijdagmiddag heb je geen enkele reactie. Je ergert je wild aan je collega’s: op hen kan je niet bouwen. Je verstuurt mopperend je verslag. De volgende bijeenkomst zal je er wel weer veel commentaar op krijgen. 

Wat kan je zelf doen om deze situatie te voorkomen? Een paar vuistregels:

  1. Ga er niet automatisch van uit dat collega’s dezelfde deadlines en urgenties hebben als jij.
    Geef vanaf het begin duidelijk aan waarom de reactie voor jou belangrijk is. Bijvoorbeeld “ik wil graag van jullie allemaal een reactie, omdat het verslag ook naar de directeur gaat en ik zeker wil weten dat er precies in staat wat we hebben afgesproken”. Stel je deadline wat eerder, zodat je ook echt de tijd hebt om het verslag af te maken en je nog de gelegenheid hebt om een reminder te sturen. Wees scheutig met reminders en maak ze zo persoonlijk mogelijk wanneer iets voor jou van belang is. Hou zelf de regie.
     
  2. ​Spreek je waardering uit en geef ook aan wat je waardeert en waarom.
    Een van de collega’s heeft uit zichzelf al op woensdag gereageerd. Geef onmiddellijk aan dat je dit waardeert en vooral waaróm het prettig is voor jou. Zeg iets in de trant van: “ik ben blij met je tijdige reactie. Zo kan ik je input op tijd verwerken en weet ik tenminste zeker dat er nog iemand naar het verslag gekeken heeft, voordat het naar de directeur gaat”. De kans dat deze collega een volgende keer weer op tijd zal reageren neemt daardoor toe. ​
     
  3. ​Leer van deze ervaring en geef de volgende keer vooraf je grenzen en verwachtingen aan.
    “Ik wil het verslag van deze bijeenkomst schrijven maar dan heb ik wel van alle teamleden voor woensdagochtend een reactie nodig. Op die manier weet ik zeker dat er geen onjuistheden instaan als het naar de directeur gaat en heb ik nog tijd om het verslag voor vrijdag af te maken en te versturen”
     
  4. ​Oordeel niet of minder – check je oordeel en hou het bij jezelf.
    In bovenstaande situatie is een oordeel gauw geveld: je collega’s zijn onbetrouwbaar of ongeïnteresseerd. Ze tonen geen belangstelling voor jouw aandeel in het werk. De vraag is of je oordeel klopt. Wellicht zijn er andere reden waarom zij niet reageren. Was iemand op vakantie, gebruikte je het verkeerde mailadres of is hij het vergeten. Toch is het wel goed om je collega’s met de gevolgen van hun gedrag te confronteren. Maar dan wel op zo’n manier dat het ook effect heeft. Dus niet: “jullie snappen niet hoe belangrijk zo’n verslag is”.  

    Hoe dan wel? 
    Door het effect van het gedrag op jou aan te geven. Je geef je aan wat de gevolgen van het gedrag zijn voor jou. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit: “Ik had geen enkele reactie van het team voor vrijdag. Daardoor denk ik dat jullie het verslag niet zo belangrijk vinden. Terwijl ik bang ben dat we er keihard op worden afgerekend als er verkeerde voorstellen in staan”. 
     
  5.  Toon belangstelling voor de ander. 
    Wanneer je op bovenstaande manier hebt aangegeven wat de gevolgen van het gedrag zijn voor jou, is het belangrijk om ook echt te luisteren naar de reactie van de ander. Wanneer jij wilt dat de ander begrip toont voor jou, is het nu dus van belang dat jij begrip toont voor de reactie van de ander. In het ideale geval past de ander uit zichzelf zijn gedrag aan. Hij weet nu immers waarom een tijdige reactie voor jou belangrijk is. Het kan ook zijn dat de ander (voor hem of haar) goede redenen heeft waarom hij niet tijdig wil of kan reageren. Dan blijft het conflict bestaan. Door goed naar elkaar te luisteren en wederzijds begrip te tonen leg je een basis van bereidheid om dit conflict (jij wilt graag een reactie – de ander heeft geen tijd of ruimte om te reageren) op te lossen. Wat een conflict is en hoe je dat kan oplossen is onderwerp van het volgende blog in deze reeks.

Conflicten voorkomen kan werkrelaties verbeteren. Je vaardigheden op dit gebied vergroten maakt dat je als team beter samenwerkt en elkaars belangen en behoeftes beter leert kennen. Je houdt meer rekening met elkaar en verwacht niet dat een ander maar ‘moet weten’ wat jij verwacht. Verwachtingen en belangen kunnen namelijk nogal verschillen. Je hierover leren uitspreken en luisteren naar elkaar verbetert de samenwerking.

Conflicten voorkomen is onderdeel van de leergang Professionele Communicatie van SBI Formaat. Je leert nadenken over wat je wilt in je werk en in je werkrelaties met collega’s, met je manager, in je team, in de OR of in projectgroepen. Je leert je uitspreken over je verwachtingen, je grenzen stellen, bezwaren opvangen en luisteren. Het resultaat van deze manier van communiceren is dat jij meer tot je recht komt in je werk, dat je een effectievere bijdrage kan leveren aan het team waar je voor werkt en dat je werkrelaties en de samenwerking verbeteren.

Nieuwsgierig geworden naar hoe jij je communicatie kan verbeteren? Ga dan hier naar onze pagina Leergang Professionele Communicatie voor meer informatie. 

Lees de volgende blog in de Professionele Communicatie blogserie: Help, ik heb een conflict!

De eerstvolgende leergang Professionele Communicatie start op 17 september 2018.