Hulp bij OR-verkiezingen in de overheid

De verkiezingen gaan beginnen!

In maart 2020 gaan bijna de helft van de ondernemingsraden binnen de overheid verkiezingen tegemoet. Om het proces van de verkiezingen goed in te gaan moeten er een aantal essentiële vragen worden beantwoord.

Hoe vinden we goede kandidaten voor onze OR?
Hoe organiseren we de OR-verkiezingen?

Het organiseren van verkiezingen voor de OR is veel werk. Maar het is de moeite waard als je respons krijgt vanuit de achterban. Dan is er geen gebrek aan kandidaten en de opkomst bij de verkiezingen is hoog!

Wij bieden ondersteuning op alle mogelijke onderdelen in het verkiezingsproces: van het opstellen en actualiseren van het OR-reglement, het verzorgen/aanreiken van communicatie aan medewerkers en vakbonden, het werven van OR-leden en het organiseren van een OR-experience dag (voorlichtingsbijeenkomst). Vervolgens begeleiden wij indien gewenst de OR-installatiebijeenkomst. Onderstaande diensten zijn zowel in combinatie als stand-alone dienst in te zetten.

E-learning module:
Wil je goed greep krijgen op het proces van de verkiezingen dan is de E-learning module een efficiënt en effectief middel om je die kennis eigen te maken.

Hieronder tref je een aantal onderwerpen aan:

De verkiezingen in beeld aan de hand van het tijdspad;
Zorgen dat de verkiezingen door gaan: nominatie tool, vloggen;
De verkiezingen voorbereiden aan de hand van e- learning.

De OR-verkiezingen in kaart gebracht aan de hand van een tijdschema

Hier staat een voorbeeld tijdschema, gebaseerd op de verkiezingsprocedure zoals deze beschreven wordt in het SER voorbeeldreglement. Met tips voor een levendige verkiezingscampagne.

N.B. Er zijn twee tijdspaden mogelijk. Standaard gaan de meeste ondernemingsraden uit het ‘dertien weekse’ tijdspad.
Wanneer u naar het ‘negen weekse’ tijdspad wilt, moet het reglement voor 1 december worden aangepast.

De verkiezingsprocedure zoals deze beschreven wordt in het SER voorbeeldreglement is uitgangspunt voor dit tijdschema. De verkiezingsprocedure in het eigen OR-reglement kan hiervan afwijken.

13 weken voor de verkiezingsdatum

Datum van verkiezingen vaststellen door OR (in overleg met ondernemer)
Aankondiging van verkiezingen aan ondernemer, aan de medewerkers en aan de vakbonden
Start kandidaatstelling
Sluitingsdatum kandidaatstelling vakbonden bekendmaken
Vakbonden aanschrijven
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen het tijdstip van de verkiezingen.

PR-tip: Maak gebruik van Intranet en plaats interne blogberichten. Hang op alle afdelingen en op centrale plekken affiches of “Loesje-posters” op of verspreid een (e-mail-)nieuwsbrief met informatie over de ondernemingsraad. Met bijvoorbeeld interviews met OR-leden over de afgelopen OR-periode. Presenteer de informatie luchtig met foto’s of cartoons.

9 weken voor de verkiezingsdatum

Bekendmaking lijst van in de onderneming werkzame personen, die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd, respectievelijk verkiesbaar zijn (op grond van het bepaalde in het reglement)
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen deze lijst

PR-tip: Hang een tijdbalk of klok op de centrale plekken in het bedrijf, waaruit de belangrijke data blijken en maak duidelijk waar het verkiezingstraject nu is aangeland.. Bijvoorbeeld: “je hebt nog drie weken om je via je vakbond kandidaat te stellen”. Als de mogelijkheden er zijn, maak gerbuik van e-mail, Intranet en interne blogs.

6 weken voor de verkiezingsdatum

Uiterste datum voor de vakbonden om kandidaten voor te dragen

PR-tip: Zet de tijdbalk/klok een stapje verder. Bijvoorbeeld: “Ongeorganiseerde collega’s hebben nog drie weken om zich kandidaat te laten stellen.”

5 weken voor de verkiezingsdatum

OR maakt bekend welke vakbonden kandidaten hebben gesteld
Ongeorganiseerde kiesgerechtigde medewerkers kunnen nu hun kandidaten voordragen
Bekendmaken sluitingsdatum kandidaatstelling

PR-tip: Roep ongeorganiseerde verkiesbare collega’s op om zich kandidaat te stellen. Dit kan in de tijdbalk/klok of met een affiche of een schriftelijke of digitale oproep.

3 weken voor de verkiezingsdatum

Uiterste datum voor de ongeorganiseerden om kandidaten voor te dragen
OR controleert geldigheid kandidatenlijsten

PR-tip: Maak bekend hoeveel collega’s zich kandidaat hebben gesteld. Zet de tijdbalk/klok een stapje vooruit. Bijvoorbeeld: Over één week worden de kandidaten bekend gemaakt.

2 weken voor de verkiezingsdatum

Kandidatenlijsten worden door de OR aan de in de onderneming werkzame personen bekendgemaakt
Gedurende 1 week: mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen de geldigheid van een kandidatenlijst
Oproepkaarten (met stemvolmacht) worden verstuurd.

PR-tip: Maak een verkiezingsspecial (als je de middelen hebt, bijv. met een magazine of glossy of digitaal) waarin de kandidaten (met foto) zich presenteren. Bijvoorbeeld met hun mening over de vraag “Wat wil ik in de OR in de komende periode bereiken?”

Verkiezingsweek

Verkiezingen. Deze vervallen wanneer het aantal kandidaten niet groter is dan het aantal te verdelen zetels

PR-tip: Zorg op de verkiezingsdag voor veel aandacht. Middels affiches, Loesje-posters, vlaggetjes, gebruik van geluidsinstallatie met muziek. Plaats de stembureaus op een zichtbare plek. Hou een score bij “Er hebben al …. collega’s hun stem uitgebracht. U ook?”

OR maakt verkiezingsuitslag bekend in de onderneming en aan de vakbonden die kandidaten hebben gesteld. Vanaf dit moment kan de nieuwe OR als verkozen worden beschouwd.

PR-tip: Maak hiervan een feestelijke bijeenkomst voor alle personeelsleden.

Tot een week na de bekendmaking van de uitslag

Mogelijkheid bezwaar te maken tegen de uitslag

Overdracht en cursus

Tot slot twee tips:

Zorg voor overdracht van de oude aan de nieuwe OR.
Plan de eerste OR-cursus op korte termijn.

Te weinig kandidaten: hoe kunt u wél verkiezingen laten plaatsvinden?

Soms worden er geen verkiezingen gehouden. Er zijn te weinig of net voldoende kandidaten om de hoeveelheid zetels te bezetten.
Om meerdere redenen is dat zonde.
Gekozen mensen hebben echt het mandaat van collega’s. Een gekozen OR heeft meer gewicht bij de bestuurder.
Daarnaast zetten verkiezingen de medezeggenschap op de kaart.

Hoe werf je op een aansprekende manier kandidaten?

U kunt digitaal nomineren.
Het werkt zo: elke medewerker wordt via een online (nominatie)formulier gevraagd om (desnoods anoniem) collega’s voor te dragen voor de ondernemingsraad. Dit leidt tot een beeld bij de commissie: welke medewerkers worden door hun collega’s gezien als geschikt. Vervolgens kunnen leden van de verkiezingscommissie of leden van de OR gesprekken aanknopen met medewerkers die vaak genoemd worden. De ervaring leert dat twijfelaars over de streep kunnen worden getrokken om zich te kandideren.

Deskundige begeleiding
Een verkiezingscommissie of ondernemingsraad kan de hulp inroepen van deskundigen van buiten de organisatie. Begeleiding van A tot Z is niet altijd nodig, maar wel verkrijgbaar. Maak samen tijdig een opzet voor een échte verkiezingscampagne.

Houdt daarbij rekening met:

nadenken over de gewenste profielen c.q. samenstelling van de OR
identificeren en stimuleren van potentiële kandidaten
presentatie van de kandidaten
adviseren over toepassen van de formele procedure
kiezen en vormgeven van de instrumenten
collega’s medewerkers laten voordragen als potentiële kandidaten, (de Nominatie Methode)

Vloggen en Bloggen
Verkiezingen moet je laten leven. Intranet biedt je daartoe ongekende mogelijkheden. Tijdens de verkiezingsperiode iedere week een filmpje of een blog plaatsen over de inhoud en aantrekkelijkheid van de OR werk.
Met een smartphone is het relatief simpel om een vlog van een minuut of twee te maken.

In die vlog vertelt een OR lid die zich opnieuw verkiesbaar stelt wat hij of zij aantrekkelijk vindt aan het OR werk.
Je kunt de bestuurder laten vertellen over het belang van het OR werk.
In een andere vlog belicht je de vijf grootste smoezen om je niet kandidaat te stellen.
Dit kan allemaal ook in een blog worden verwerkt die eens per week verschijnt.

E-learning: Succesvolle OR-verkiezingen

In de e-learning OR-verkiezingen besteden we aandacht aan het theoretische en organisatorische deel van de OR-verkiezingen. We nemen stapsgewijs door wie de verkiezingen gaan organiseren, e-learning verkiezingen of er wijzigingen in het reglement nodig zijn en wat voor soort kandidaten de OR zoekt. Bij elke stap horen praktische vragen om met de OR of de verkiezingscommissie te bespreken. Hiermee doen we voorwerk voor de verkiezingen.

De volgende onderdelen staan centraal

De voorbereiding algemeen;
Het aanpassen van het reglement;
Het zoeken van kandidaten.

Je kunt deze training op je eigen tempo doorlopen. Bij elk onderdeel vind je een korte inleidende tekst. Daarna volgt vaak een vraag of een opdracht. Je kan dit voor jezelf invullen en met de verkiezingscommissie of de OR bespreken. De uitkomsten van de opdrachten kun je voorleggen aan de begeleider, maar ook als er tijdens het volgen van deze training vragen zijn kun je die stellen aan de begeleider. Deze reageert binnen twee werkdagen op je vraag.

De tijdsduur van de e-learning beslaat ca 3 tot 4 uur. Na het volbrengen van de e-learning ontvang je een certificaat.

Nog even praktisch

Als jij je hebt aangemeld, ontvang je 2 maanden voor de trainingsdag een link met een code die toegang geeft tot een leeromgeving. Dit is een afgeschermde omgeving. Het gebruik hiervan is heel eenvoudig en je hebt daar geen specifieke vaardigheden voor nodig. Deze link is twee maanden geldig en je kunt op uw eigen moment en in jouw eigen tempo de e-learning volgen.

Combineer deze e-learning met een trainingsdag

Succesvolle OR-verkiezingen kunnen we ook blended aanbieden: we combineren digitaal leren op afstand met ‘face-to-face leren’, zoals we dat kennen in een trainingssituatie. Online leren in combinatie met klassikaal trainen, zorgt voor een hoger leerrendement. Door middel van online leren bereidt je de training voor in je eigen tempo en in je eigen tijd. Het effect tijdens de training op locatie is groter omdat de stof al leeft.

De omgevingswet
Op 1 januari 2021 is de Omgevingswet van kracht. In zeven jaar tijd moet de hele implementatie afgerond zijn. Voor burgers maar vooral voor collega’s gaat de invoering en implementatie van de wet enorme gevolgen hebben.

Het word in ieder geval een ongekende cultuur omslag. De burger en de gemeente gaan op een fundamenteel andere manier met elkaar om.
Op dit moment worden de voorbereidingen getroffen in projectgroepen. Het gevolg zal zijn dat de OR geconfronteerd wordt met een (uitgewerkt) voorstel waarin alle belangrijke keuzes al zijn gemaakt.
Terwijl het heel veel onderwerpen betreft die vallen onder het advies- en instemmingrecht van de OR.

Onderwerpen als:

de organisatie van de arbeid,
nieuwe procesautomatisering,
het beoordelen op nieuwe competenties,
passende personeelsopleidingen.

Het zijn maar een paar onderwerpen die hierbij een rol spelen.
Binnenkort verschijnt er een white paper waarin we de rol en positie van de ondernemingsraad bij de invoering van de Omgevingswet voor je in kaart brengen.