Druk, druk, druk…
…ook tijdens de training. Wat zegt dat over de organisatie?
Onlangs gaf ik een training aan een ondernemingsraad op de eigen locatie. Wat mij opviel was dat een paar OR-leden voortdurend op hun telefoon keken, binnenkomende e-mailtjes lazen en daar soms ook direct op reageerden. Op een zeker moment werd een van hen zichtbaar onrustig omdat hij iets moest lezen en beantwoorden. Ik vroeg hem dat dan maar even buiten de ruimte te doen. Een ander OR-lid bleef intussen scrollen op zijn telefoon.
De OR had eerder al aangegeven dat de bestuurder tijdens de OV regelmatig de HR-manager het woord liet voeren, terwijl hij zelf met andere zaken bezig was: e-mails versturen, iets bekijken op zijn telefoon, afdwalen naar andere werkzaamheden. Zij hadden daardoor het idee dat de bestuurder het overleg met de OR niet zo belangrijk vond.
Prikkels, focus en prioriteiten
Tijdens de training keek ik het gedrag van de deelnemers eerst een tijdje aan. Was dit incidenteel of was het structureel? Zouden ze elkaar erop aanspreken? Toen het OR-lid daadwerkelijk de training uitliep om z’n klus te klaren, sprak een ander OR-lid uit dat het hem afleidde dat anderen bezig waren met hun reguliere werk.
Bij mij riep het de vraag op of hier niet meer aan de hand is dan alleen onrustig gedrag tijdens een training. Ik opperde dat het misschien iets zegt over de cultuur van de organisatie: voortdurend reageren op prikkels, weinig focus op waar je op dat moment mee bezig bent, en onduidelijke afspraken over wat prioriteit heeft. De deelnemers, en ook ik als trainer, merkten hoe storend dat was. Als mensen steeds op hun telefoon kijken raakt niet alleen hun eigen aandacht versnipperd, maar ook die van de groep. De OR-leden spraken af om dit onderwerp in hun eigen overleg verder te bespreken.
Een triagesysteem in elke organisatie?!
Toevallig stond de ochtend na deze training een toepasselijke column van Ben Tiggelaar in mijn krant. In het stuk gaat hij in op het probleem dat binnen veel organisaties meer werk te doen is dan binnen de beschikbare tijd kan. Dat leidt tot stress, hoge werkdruk en een voortdurende strijd om aandacht. Tiggelaar haalt de oplossing aan die de spoedeisende hulp hiervoor gevonden heeft: een triagesysteem om te bepalen wat eerst moet gebeuren en wat kan wachten.
Op de spoedeisende hulp is triage noodzakelijk. Maar hij stelt dat eigenlijk alle organisaties baat hebben bij een helder normatief kader voor het dagelijkse werk: wat vinden we echt belangrijk, waar botsen doelen met elkaar, en wat krijgt dan voorrang? Daar echt werk van maken, gaat veel tijd en energie besparen en de stress reduceren.
Maar zo’n triagesysteem werkt alleen als het ook in de dagelijkse praktijk wordt ondersteund. De prikkels, verwachtingen en beloningen in het werk moeten in lijn zijn met de afgesproken prioriteiten. Anders krijgt in de praktijk niet datgene voorrang wat officieel het belangrijkst is, maar vooral wat direct aandacht vraagt of sociaal en materieel wordt beloond.
De rol van de OR
Juist daarom is het gesprek hierover relevant voor ondernemingsraden: wat zegt dit gedrag over de manier waarop in een organisatie met aandacht, werkdruk en prioriteiten wordt omgegaan? De OR kan het belang van een triagesysteem agenderen. Tijd om gebruik te maken van jullie initiatiefrecht!
Geschreven door Gerdien Blom, trainer/adviseur SBI Formaat
