Blog

Door de coronamaatregelen zijn vrijwel alle vergaderingen online geworden. En dat was en is nog steeds wennen en zoeken. Aan de ene kant worden er wel voordelen gezien in het online vergaderen maar ook steeds meer komen er geluiden dat het vooral vermoeiend is en dat je ook heel veel mist met een online bijeenkomst zoals onderonsjes, direct contact en het oppikken van non-verbale signalen.

Langzamerhand gaan we elkaar weer ontmoeten en fysieke bijeenkomsten en vergaderingen worden weer gehouden. Maar voor een deel zal de online meeting altijd blijven. Bovendien is er ook de kans dat we af en toe ook weer terug moeten in een lock down en dus wel gedwongen zijn om online te blijven vergaderen.

Daarom is het goed om te kijken hoe de online bijeenkomst toch draaglijk en zelfs prettig te laten verlopen. In een drieluik geef ik tips en adviezen om videovergaderen prettig en wellicht zelfs leuk te gaan vinden.

Lees deel 1: Online vergaderen – hoe houden we het vol?

Deel 2: Efficiënt online overleg

Er zijn veel tips voor efficiënt en effectief overleg. Deels zijn deze ook online prima te gebruiken. In dit deel een hele serie tips voor een goede voorbereiding en prettige online meeting.

Voorbereiding voor alle deelnemers:

Ook bij een gewone vergadering bereidt je je voor. Je checkt waar het is, maakt een inschatting van de tijd die het je kost om er op tijd te zijn. Je zorgt dat je je agenda en je stukken bij elkaar hebt. Je zorgt passend gekleed te zijn. Je zet je telefoon uit of op stil. Het lijkt alsof je bij een online vergadering heel makkelijk start met een klik op de knop van de uitnodiging op de afgesproken tijd. Maar ook een online vergadering vraagt om even voorbereiding vooraf.

• Zorg voor een rustige omgeving qua geluid en bij voorkeur ook beeld. Groen, blauw, grijs zijn prettige achtergrondkleuren. Eventueel een plantje of schilderij, maar liever niet je hele huis in beeld, of een rommelige kast en zeker geen raam.
• Leg pen en papier klaar, eventueel een agenda, stukken. Als je meerdere devices hebt kan je daar je vergaderstukken online op klaarzetten. Als je documenten of een presentatie wilt laten zien met share screen, zet deze dan alvast open op je bureaublad.
• Besteed aandacht aan je belichting (een raam of lamp voor je – nooit achter je). Check eventueel je camerabeeld.
• Zet eten en drinken klaar.
• Log op tijd in (start minimaal 10 minuten van te voren je laptop op, check je wifi, je camera, geluid, etc.).

Voorbereiding voor de voorzitter/ facilitator:

• Maak een agenda/draaiboek.
• Stuur vooraf instructies (inlog/telefoonnummer bij storingen)
• Bedenk wat iedereen als voorbereiding kan doen en stuur dat mee – checklist invullen, nadenken over bepaalde vragen (dit bevordert de betrokkenheid en interactie die online extra veel aandacht behoeft).
• Geef tips wat ieder klaar moet hebben liggen. In ieder geval pen en papier, maar misschien kan je ook stemmen met gekleurde kaarten of voorwerpen (iedereen zoekt dan vooraf 1 rood en 1 groen voorwerp).
• Bij een grote groep of complexe meeting: doe het samen. De een is host voor de inhoud, de ander co-host voor het proces (techniek) en bijvoorbeeld de chat. Zo hoef je niet alles in de gaten te houden en kan je focussen op de inhoud.
• Leg een deelnemerslijst klaar (voor de check of iedereen er is en ook om bij te houden wie je nog niet hebt gehoord. Omdat je niet iedereen even goed kan zien (behalve bij Zoom) heb je minder overzicht.

Tips voor het verloop van een succesvolle online bijeenkomst:

• Stel samen online regels op (zie kader hieronder). Dit vergroot het gevoel van betrokkenheid en gedeelde verantwoordelijkheid.
• Iedereen op mute tenzij je het woord hebt. Je kunt ook als host iedereen muten. Dit is wel handig bij grote bijeenkomsten waar vooral informatie wordt gedeeld. Als je een bijeenkomst wilt met meer interactie is automatisch muten vaak een extra belemmering voor een wat interactievere sessie. Men voelt zich de mond gesnoerd. Ik doe het in ieder geval niet meer, maar vraag de deelnemers het zelf te doen en zelf in de gaten te houden.
• Het woord laten vragen met hand opsteken (of type ‘hand’ in de chat). Als iedereen elkaar tegelijk in beeld heeft (in Zoom en of een Teams met maximaal 9 mensen) dan is fysiek hand opsteken de meest prettige manier. In Zoom is er de optie ‘raise hand’. In sommige tools, zoals Pexip bijvoorbeeld zijn geen van deze opties. Dan kan je de chat gebruiken of afspreken dat interrupties zijn toegestaan met noemen van je eigen naam (‘Coby wil wat zeggen.’) Dat is voor als je niet voor iedereen in beeld bent en het onduidelijk is wie het is die het woord neemt.
• Geef mensen gericht het woord – in het begin van het videovergaderen was het vaak een kakafonie van iedereen door elkaar. Al snel leerden we dat dat niet werkt. Het gevolg is dat iedereen nu zijn/haar mond houdt en het soms lang stil is. Door het stellen van gerichte vragen weten deelnemers wanneer ze kunnen reageren. Een open vraag is lastig – dan beginnen vaak ook meer mensen tegelijk. Een goede optie is om een open vraag te stellen waarover ieder even na gaat denken, eventueel iets opschrijven en dan een rondje te houden of mensen vragen hand op te steken of in de chat te zetten als je iets willen zeggen.
• Vraag regelmatig om reactie – hand opsteken, chat, reactions. Het is extra lastig om online goed aangehaakt te blijven (zie vorige blog). Vraag daarom echt heel vaak om reactie. Dat kan door duimpje opsteken (niet de hand want dat betekent: ik wil iets zeggen). In Zoom kan je ‘reactions’ geven (duimpje en klaphandjes) en anders is de chat geschikt voor korte reacties. Een korte poll (kan in Zoom) of een whiteboard gebruiken voor bijvoorbeeld brainstormsessies is ook een leuke interactieve vorm. Of in- en- uit beeld als teken of je iets ook vindt.
• Werk af en toe met digitale duo’s (onderling appen of bellen). In iedere fysieke vergadering zijn er af en toe even onderonsjes. Dat is niet alleen storend, maar heeft ook een functie. Om je gedachten even te ordenen, iets te checken. Dit missen we het meest online. De onderonsjes kun je echter wel online vervangen met een korte break om even te bellen met elkaar, maak duo’s. Daarnaast is er ook Whatsapp en dat is ook prima als ‘onderonsje’ middel. Het nadeel is dat je dan geen idee hebt welke onderonsjes er zijn.
• Gebruik break-out rooms voor korte ‘zoomsessies’. Zoom kent de breakoutrooms en in teams kan je channels aanmaken. Hierin kan je in kleinere groepen werken voor een bepaalde tijd. Een prettige onderbreking van een langere vergadering en heel effectief in ander soort meetings (trainingen).

Bekijk ook de training Online vergaderen met Deep democracy

Coby Franken, trainer/adviseur